We zijn op zoek naar een veelzijdige en zeer georganiseerde persoonlijke assistent om gepersonaliseerde administratieve taken voor het senior management uit te voeren. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het plannen van vergaderingen, het maken van aantekeningen en het afhandelen van correspondentie namens managers. Het kan ook nodig zijn om reisarrangementen te maken en indien nodig te helpen bij andere taken.
Om succes als persoonlijke assistent te garanderen, moet je uitstekende organisatorische vaardigheden en aantoonbare ervaring in een secretariële rol vertonen. Ervaren persoonlijke assistenten zijn intuïtief voor de behoeften van de managers en werken autonoom om administratieve ondersteuning op maat te bieden.
▶️ Verantwoordelijkheden van de persoonlijke assistent:
- Rapporteren aan senior management en uitvoeren van secretariële en administratieve taken.
- Typen, formatteren en redigeren van rapporten, documenten en presentaties.
- Gegevens invoeren, databases bijhouden en administratie bijhouden.
- Contacten onderhouden met interne afdelingen, telefoontjes beantwoorden en reizen regelen.
- Verzorgen van interne en externe correspondentie tbv senior management.
- Afspraken inplannen, agenda bijhouden en herinneringen versturen.
- Documenten kopiëren, scannen en faxen en aantekeningen maken.
- Het voorbereiden van faciliteiten voor geplande evenementen en het regelen van verfrissingen, indien nodig.
- Bestellen van kantoorartikelen en vervangende artikelen, alsmede het afhandelen van post- en koeriersdiensten.
- Observeren van de beste handelspraktijken en etiquette.
▶️ Vereisten voor persoonlijke assistenten:
- Middelbare schooldiploma of GED.
- Certificering in secretariële werkzaamheden, kantooradministratie of aanverwante opleidingen.
- 1-2 jaar ervaring als personal assistant is een pré.
- Uitgebreide ervaring met het maken van documenten en spreadsheets, met behulp van kantoorsoftware zoals MS Word, Excel en PowerPoint.
- Geavanceerd typen, notities maken, archiveren en organisatorische vaardigheden.
- Mogelijkheid om interne en externe correspondentie te beheren.
Kennis van printers, kopieerapparaten, scanners en faxapparaten.
- Vaardigheid in software voor het plannen van afspraken, zoals MS - Outlook, evenals het doorschakelen van oproepen.
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
- Uitzonderlijke interpersoonlijke vaardigheden.