GreatAuPair - Waar zorgverleners en gezinnen klikken ™. Banen en zorgverleners in de kinderopvang: oppas, babysitter, au pair, oppas, huishouding, tutor, persoonlijke assistent en seniorenzorg.

Executive Assistant

Over GreatAuPair
GreatAuPair is de toonaangevende online internationale dienst voor arbeidsbemiddeling, door het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken aangewezen als sponsor van het Amerikaanse Au Pair-programma. Wij zijn een innovatief bedrijf dat zich richt op het creëren van een slimme AI-gedreven marktplaats. We streven ernaar om mensachtige AI-stem- en tekstgebaseerde systemen te gebruiken om klantenondersteuning en verkoopautomatisering te vergemakkelijken. Zelfs met geavanceerde AI-automatisering vereist voortdurende groei voortdurende aanwerving en uitbreiding. Ons executive team heeft een scherpe, efficiënte assistent nodig om onze vele groei-initiatieven te helpen faciliteren. We zijn op zoek naar een ervaren uitvoerend assistent die ons team komt versterken en deze visie tot leven wil helpen brengen.

Overzicht van contracten op afstand en vaste banen
De Remote Executive Assistant werkt nauw samen met onze leidinggevenden, biedt administratieve ondersteuning op hoog niveau, beheert planningen en zorgt voor een efficiënte bedrijfsvoering. De ideale kandidaat is een native speaker Engels met uitstekende communicatieve vaardigheden, sterke organisatorische vaardigheden en een proactieve benadering van probleemoplossing. Deze rol vereist ook juridische vaardigheden, ervaring met werven en interviewen, en vaardigheid in het boeken van internationale reisarrangementen.

Voorwaarden

Voorwaarden

  • Moedertaalspreker van het Engels met uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
  • Bewezen ervaring als directieassistent of soortgelijke rol, ter ondersteuning van senior executives.
  • Sterke organisatorische en tijdmanagementvaardigheden, met het vermogen om effectief te multitasken en prioriteiten te stellen.
  • Hoge mate van aandacht voor detail en nauwkeurigheid bij alle werkzaamheden.
  • Technisch onderlegd met vaardigheid in Microsoft Office Suite, Google Workspace en andere relevante software.
  • Sterke probleemoplossende vaardigheden en het vermogen om op behoeften te anticiperen en proactief oplossingen te bieden.
  • Ervaring met het boeken van reisarrangementen en het beheren van reislogistiek.
  • Ervaring met werven en interviewen, met de mogelijkheid om kandidaten te screenen en wervingsprocessen te coördineren.
  • Paralegale vaardigheden, waaronder juridisch onderzoek, documentvoorbereiding en contractbeheer.
  • Discretie en het vermogen om vertrouwelijk met gevoelige informatie om te gaan.
  • Sterke interpersoonlijke vaardigheden en het vermogen om positieve relaties op te bouwen en te onderhouden.
  • Flexibiliteit en aanpassingsvermogen aan veranderende prioriteiten en een snel veranderende omgeving.
  • Ervaring met projectmanagement is zeer wenselijk.

Taakplichten en verantwoordelijkheden

Verantwoordelijkheden

  • Beheer complexe agenda's, plan vergaderingen en coördineer afspraken voor leidinggevenden.
  • Ga discreet om met vertrouwelijke informatie en handhaaf een hoog niveau van vertrouwelijkheid.
  • Correspondentie, rapporten, presentaties en andere documenten voorbereiden en redigeren.
  • Voer onderzoek uit en verzamel gegevens om te helpen bij de besluitvorming en strategische planning.
  • Beheer reisarrangementen, inclusief het boeken van vluchten, accommodaties en transport.
  • Assisteren bij wervings- en sollicitatiegesprekken, inclusief het screenen van kandidaten en het coördineren van sollicitatiegesprekken.
  • Bied paralegal ondersteuning, waaronder het opstellen van overeenkomsten, het uitvoeren van juridisch onderzoek en het beheren van contracten.
  • Coördineer en beheer speciale projecten en initiatieven zoals aangegeven door het executive team.
  • Bewaak en reageer op e-mails, telefoontjes en andere communicatie namens leidinggevenden.
  • Ontwikkelen en onderhouden van positieve relaties met interne en externe stakeholders.
  • Zorg voor regelmatige statusrapporten over afdelings-KPI's.

Voorkeur Kwalificaties

  • Ervaring met Microsoft Office 365, Google Spreadsheets, MailChimp en soortgelijke applicaties.
  • Ervaring met het boeken van internationale reizen.
  • Kennis en gebruik van sociale mediaplatforms.
  • Bekendheid met CRM-systemen.

wat we aanbieden

  • Competitief uurtarief/voordelen indien in loondienst
  • Flexibele werktijden en mogelijkheden voor werken op afstand.
  • Een collaboratieve en ondersteunende teamomgeving.
  • Mogelijkheden voor professionele groei en ontwikkeling.
  • De kans om te werken met een ervaren managementteam dat een echte impact maakt in de wereld.
  • Werk met de allernieuwste technologieën en bouw wereldwijde verbindingen op.

SLUITEN X